English versión…

the hotel factory collaborated with the Mallorca Zeitung to help their publication of a news article and this has helped us to identify the key points and the reasons for doing a soft-opening at the hotel.

As far as the hotel industry is concerned, the soft-opening, or also called soft-launch, is a practice already very common in the new openings and reopening of hotel establishments and consists in a preliminary test of the product before the hotel opens its doors to the general public, the grand-opening. This means that we can correct deficiencies that could affect our customers and, consequently, the own hotel’s reputation.

 The main points to consider in a soft-opening could be summarized in the following:

• It is preferable to have a low occupancy so as not to overload the operations of the hotel.

• Select known clients or clients with which we maintain commercial relationship such as tour operators, travel agents, journalists or other prescribers, etc. Clients interested in the product but knowing that it is a first phase of testing and, therefore, open to certain gaps in the provision of the services. Hence, a soft-opening with end customers is not recommended as it can lead to a barrage of negative reviews on online opinion portals.

• This leads us to the next point, it should always be reported that it is a soft-opening to not raise customer expectations.

• Consider that part of the staff or even the entire staff is in a training period and does not have the experience and routine of the service yet, with which it is expected that the majority of errors are due precisely to the staff.

• It is common to offer free services or, failing that, very low rates.

• Although, the most important things is that once the soft-opening is completed, the feedback (either positive or negative) will be available in order to take actions if necessary before the actual opening with the final customer. That is why the hotel should always have a window of time to be able to correct those possible errors.

 Last week at the hotel factory we had the opportunity to collaborate with the weekly Mallorca Zeitung (MZ). The newspaper which is published every Thursday and is considered the highest circulation for German-speaking residents and tourists on the island and deals with various current issues, mainly targeting the Balearic Islands.

Thanks to the close collaboration with the University of the Balearic Islands (UIB) and our experience in repositioning projects, MZ has contacted us to know the keys to success and insights of soft-opening in new openings and re-openings of hotels.

From here we want to thank MZ’s team for trusting the hotel factory, and we look forward to helping you with more articles in the future.

 We attached an excerpt from the article published on February 16 in the Mallorca Zeitung Nº876:

In der Hotelbranche, ist das sogenannte Soft-opening, auch Soft-launch genannt, bereits eine gängige Praxis in der Neueröffnungen und Wiederöffnungen von Hotelunternehmen. Bei einem Soft-opening spricht man generell von einer vorläufigen Prüfung des Produktes, bevor man die Türen des Hotels dem großen Publikum öffnet, das Grand-opening. Diese Methode ermöglicht es präventiv Mängel zu identifizieren, die negativ auf die Kunden und den Ruf des Hotels beeinflussen könnten.

Die wichtigsten Punkte zu berücksichtigen bei einem Soft-opening, könnten wie folgt zusammengefasst werden:

• • • Niedrige Auslastung um den Hotelablauf nicht zu überlasten/ strapazieren.

  • • Bekannte Gäste mit denen man einen engen Kontakt pflegt, z.B. Reiseveranstalter, Reisebüros, Presse oder andere “Prescribers” die bereit sind das Produkt zu testen und eine Unrichtigkeit tolerieren würden. Ein Soft-opening mit “realen” Gästen ist absolut nicht ratsam (schlechte Bewertung in Onlineportalen, heutzutage absolut lebenswichtig für jedes Hotel).

• • • Immer darauf hinweissen, dass es sich um ein Soft-opening handelt um die Erwartungen nicht zu steigern.  

    • Die meisten Fehler sind menschlich, da das Personal noch nicht die Routine und Erfahrung hat (Schulungsphase).

  • • Niedrige Preise oder sogar Gratifikationen/ Einladungen.

  • • Das wichtigste ist die Erfassung von Feedback (positive oder negative) vor der tatsächlichen Eröffnung um rechtzeitig zu Handeln. Daher die Notwendigkeit einer realistischen Zeitspanne (2 Wochen), trotzdem ist eine volle Auslastung in den kommenden Wochen durchaus möglich.

Letzte Woche hat the hotel factory die Möglichkeit gehabt, mit Rat und Tat der Mallorca Zeitung (MZ) an der Veröffentlichung eines Artikels beizustehen. Das Blatt, das jeden Donnerstag erscheint, ist eine der bekanntesten Zeitschriften für die deutschsprachigen Bewohner und Touristen der Insel und berichtet u.a. aktiv über das tagesaktuelle Geschehen auf Mallorca und den Balearen.

Dank der engen Zusammenarbeit mit der Universität der Balearen (UIB) und unsere langjährige erworbenen Kenntnisse in der Hotelneupositionierung, konnten wir die MZ über die häufigsten Stolpersteine und wichtigsten Aspekte eines erfolgreichen Soft-Openings bei der Neu- und wiedereröffnungen von Hotelunternehmen aufklären.

Wir danken dem MZ Team für ihr enges Vertrauen in uns und hoffen ihnen auch zukünftig bei weiteren Artikeln zu helfen.

Anbei findet ihr einen Ausschnitt aus dem Artikel der am 16. Februar in der Mallorca Zeitung Nº876 erschienen ist: